Hotellinx Cloud vastasi Vierumäen monipuolisiin tarpeisiin

Vierumäki toteutti merkittävän ohjelmistouudistuksen ja etsi ratkaisua laajan ja monipuolisen liikunta-, koulutus- ja majoituspalveluiden tarjoaman vaatimuksiin. Hotellinx Cloud -hotellijärjestelmän joustavuus ja valmiit rajapinnat vastasivat näihin tarpeisiin ja tavoitteet järjestelmän muutoksen osalta on saavutettu hienosti. Mittava, mutta hyvin suunniteltu käyttöönottoprojekti toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Vitec Hotellinxin kanssa.

Vierumäki on paljon enemmän, kuin vain monelle tuttu urheiluopisto. Vierumäki on monipuolinen liikunnan, koulutuksen sekä majoitus- ja ravintolapalveluiden keskus, joka tarjoaa loistavat puitteet monipuoliseen liikuntaan ja hyvinvointiin niin ammattiurheilijoille kuin opiskelijoille, perheille ja yrityksille.  

Vitec Hotellinxin yhteistyöprojektissa mukana olleet Suomen Urheiluopisto ja Vierumäki Sports Oy ylläpitävät laajaa toimintakenttää, jonka erilaisiin tarpeisiin uusi ohjelmistoratkaisu piti saumattomasti sovittaa.

“Vierumäen toiminta eroaa perinteisestä hotelliliiketoiminnasta ja tarvitsimme järjestelmän, joka tukee meidän monipuolista tarjoamaa sekä mahdollistaa esimerkiksi kahden eri yhtiön tuotteiden ja varauksien hallinnan sekä laskutuksen yhdessä järjestelmässä”, kertoo Vierumäen ICT-päällikkö Tommi Koivistoinen.

Vierumäellä oli tehty laaja vaatimusmäärittely, jonka puitteissa vertailtiin jopa 25 eri järjestelmän tarjoajaa. Vitec Hotellinx nousi vahvaksi vaihtoehdoksi erityisesti monipuolisuutensa, kotimaisuutensa ja suomenkielisen tukensa ansiosta.

”Tavoitteenamme oli loppukäyttäjille helppo ja intuitiivinen käyttöliittymä. Itse tarkastelen järjestelmiä näin IT:n näkökulmasta ja esimerkiksi integraatioiden laajuus sekä toimivuus ovat erittäin tärkeitä. Vitec Hotellinx pystyi tarjoamaan toimivat rajapinnat muun muassa verkkokauppaan sekä useampaan muuhun järjestelmään”, Koivistoinen tarkentaa toimittajan valintaan johtaneita syitä.

Käyttöönoton huolellinen valmistelu takasi onnistuneen lopputuloksen

Hotellinx Cloud -järjestelmän käyttöönottoon panostettiin Vierumäellä poikkeuksellisen vahvasti. Laaja käyttöönottoprojekti sisälsi useamman uuden järjestelmän yhtäaikaisen muutoksen. Projektin tueksi perustettiin oma ydinprojektitiimi, jonka jäsenet koulutettiin järjestelmän käyttäjiksi Vitec Hotellinxin asiantuntijoiden toimesta.

Muutosprojektissa siirrettiin muun muassa 15 000 erilaista varausta uuteen järjestelmään. Osa saatiin siirrettyä automaation avulla, mutta noin puolet jouduttiin siirtämään käsin, mikä toki toimi tehokkaana koulutuksena uusien toimintatapojen omaksumisessa.

Huolellisten valmisteluiden ohella käyttöönoton tukemiseen oli varattu sisäisesti aikaa kaksi viikkoa. Järjestelmää käyttää palveluiden sekä sesongin mukaan 200–250 henkilöä eritasoisilla käyttöoikeuksilla. Käyttöönottoviikolla Vierumäen omat viisi pääkäyttäjää toimivat 24/7 tukihenkilöinä muulle organisaatiolle. Lisäksi mukana oli Vitec Hotellinxin asiakasvastaava Jonna Siusluoto.

”Asiantuntijan läsnäolo oli meille todella arvokasta ja toi varmuutta sekä sujuvuutta koko prosessiin. Jonna ymmärtää hyvin sekä toimialaa että meidän tarpeitamme”, Koivistoinen kertoo ja muistelee, kuinka hienosti Jonna otti tilanteet haltuun tuon viikon aikana: ”Jonna on helposti lähestyttävä ja oli valmis auttamaan henkilökohtaisesti jokaista uutta käyttäjää”.

Yhteistyö jatkuu kehitystyön merkeissä

Vierumäen käyttöönottoprojekti saatiin maaliin huhtikuussa 2024, joten uutta järjestelmää on ehditty jo tovi testaamaan käytännössä. Projektille asetetut tavoitteet on saavutettu ja etenkin käyttöliittymän helppokäyttöisyys on saanut käyttäjiltä kiitosta. Myynnin kannalta hintojen ja tarjousten ylläpitäminen on uudessa järjestelmässä helpompaa.

”Vastaavissa muutoksissa ensimmäinen vuosi käyttöönotosta on usein kipuilua ja pientä viilausta, mutta nyt on kyllä mennyt todella sujuvasti. Meillä oli projektille useita mitattavia tavoitteita, jotka voimme sanoa saavuttaneemme”, kertoo Koivistoinen. 

Hotellinx Cloudin integraatiomahdollisuudet ja helppokäyttöisyys tukevat Vierumäen digipalveluiden jatkuvaa parantamista. Yhteistyö jatkuu kehitystarpeiden mukaan.

”Yhteistyö on helppoa, asiantuntevaa ja nopeaa. Haasteiden edessä moni vastaava toimija saattaisi miettiä kuuluuko tämä meidän tontille, mutta Vitec Hotellinxiltä ollaan aina valmiita auttamaan”, kiteyttää Koivistoinen lopuksi.  

Tutustu palveluihimme ja kysy lisää

Hotellinx Cloud -ohjelmisto

Ota yhteyttä asiantuntijaan